ServTrack – Fullständig lösning för serviceorganistioer

Nu lanserar vi äntligen en helt optimerad lösning för organisationer med försäljning, uthyrning och volymbaserad fakturering av maskiner som Print och IT!

Nu ändrar vi hela synen på hur organisationer med serviceverksamhet inom print och IT kan jobba i en modern tjänst. Servtrack passa alla organisationer där service, drift eller underhåll står i fokus oavsett om det gäller printrar, IT eller kaffemaskiner. 

ServTrack är vår senaste produkt och är en kombination av flera av våra tidigare produkter och vår långa erfarenhet inom digitalisering av processtyrda verksamheter och tar hand om hela processen från införsäljning via serviceplanering till merförsäljning och fakturering. ServTrack är utvecklat i nära samarbete med verksamheter inom främst Print, som idag har några av de mest komplicerade avtalsformerna. Givetvis med fullt stöd för att kunna kopplas upp mor era maskiner för automatisk fakturering.

Givetvis har vi även tagit fram verktyg och processer där vi kan hjälpa er att migrera all eran gamla data från produkter som WinServ.

Allt på ett ställe

ServTrack Manager

Från startsidan når ni all information. Här kommer ni enkelt åt alla kunder, prospects och partners men även alla funktioner för säljstöd, projekthantering, ekonomi , lager, statistik och mycket mer. Alla funktioner är rollstyrda så varje användare ser bara den information och de funktioner som de har tillgång till.

Kunden i fokus

När du väl öppnat ett kundkort har du tillgång till all information om den aktuella kunden. Här kan du enkelt söka i kundens installationer, komma åt kontaktinformation, se utförda uppdrag och ha koll på ekonomin. Kundkortet utgör en central del av systemet och länkar även samman kommunikation och support.

Hantera din säljprocess

Servtrack CRM

Allt startar med ett lead och fortsätter med merförsäljning. I CRM och säljstödet finns en väl beprövad process där ansvariga säljare och ledning kan följa helaflödet från ett lead via prospect till en försäljning. Systemet håller reda på förväntade intäkter, offerter och avtal, allt tidsatt. Det gör att ni enkelt får en överblick över vad som ligger framöver. Men viktigare är kanske att all denna data senare också kan användas för att se hur bra verksamheten är på att prediktera säljcase, för att bli ännu bättre.

Så fort en försäljning blir en kund övergår caset till en kund och ett kundprojekt skapas upp till vilket man kan tilldela resurser, avtal och installationer.

Planera dina projekt och ditt underhåll

ServTrack Service

I projekt och serviceplaneringsmodulen finns det verktyg för att styra hela verksamheten via projekt och serviceuppdrag. Ett projekt kan innehålla flera arbetsorder som tilldelas till era egna eller, i de fall ni utnyttjar partnerkopplingen, era partners serviceansvariga.

I projektplaneringen finns flera lättöverskådliga vyer med Gantt-diagram och processhantering så att det är lätt att följa såväl ett projekt som en enskild arbetsorder. I varje projekt finns det även möjlighet att dokumentera såväl projektnoteringar som arbetsordrar. Det finns även en direkt kommunikation med alla eller enskilda individer kopplat till projektet.

Alla arbetsordrar kan kopplas till en viss typ, vilket gör att olika rapporter för återraportering kan kopplas på ordern. Dessa rapporter kan innehålla en mängd av olika fält för rapportering av ett ärende, såsom värden, text, bilder eller kartor.

All information från projektet kopplas direkt till kunden och kan senare hämtas från kundkortet.

Dokumentera alla åtgärder och håll koll på material

I Servtrack service får utförarna alla sina ärenden och uppdrag presenterade i en lista och kalendervy. Det kan vara både planerade och oplanerade arbeten som skall utföras hos kunden. I ett ärende har serviceteknikern eller utföraren tillgång till all relevant information om kunden samt den aktuella anläggningen. Det blir enkelt att kontakt och ringa kunden direkt inifrån applikationen på en mobil enhet eller att rapportera åtgärder via de medföljande rapporterna.

I fallet med automatgenererade underhåll eller servicejobb finns det även möjlighet för användaren att själv utföra planering inom de angivna servicefönstren. Då hela systemet fungerar i alla typer av enheter kan detta göras såväl i mobilen eller, kanske ännu bättre, på en dator.

I appen finns även en koppling mot lager och artikelregistret. Det gör att användaren, i de jobb är detta är aktuellt, enkelt kan söka och lägga till material som förbrukats eller skall faktureras.

Utföraren får et stöd genom hela rapporteringen och kan även granska informationen innan återraportering. Applikationen kan dellagra information så att det är möjligt att fortsätta arbetet senare.

I

applikationen finns det även stöd för tisdrapportering både för projekttid och övrig tid. I tidrapporteringen ingår även hantering för frånvaro såsom ledgihetsansökan, sjukanmälan VAB med mera.

Informera och håll en bra dialog med kunderna

Även kunden har en egen applikation. I denna app kan kunde se sina planerade åtgärder, få information om utförda arbeten och kommunicera med support och kundtjänst. Kundapplikationen är direkt kopplad till Servtrack vilket gör att informationen alltid är aktuell. Kunden kan se de rapporter ni valt att visa på de utförda jobben. Kunden kan även se sina kostnader och med tilläggsmodulen för direktbetalning även betala arbetet direkt via kort eller swish.

Följ upp och se till att inget missas inför fakturering

Servtrack Admin

I Servtrack Service kan arbetsledaren, som tidigare beskrivits, hela tiden följa en arbetsorder eller ett projekt. Översikten ger inte bara information om hur projektet gått gällande tid och kostnader, utan när detta rapporterats av indikeras om det finns fakturerbar information som behöver godkännas. När väl fakturaunderlaget är klart kan detta arbetas vidare i Servtrack Admin. Här ansvariga kan här enkelt uppdatera artiklar, priser och kommentarer innan underlaget godkänns och kan skickas till kund.

Har man en koppling mot externa monitoreringssystem, som exempelvis en skrivare, som skickar underlag för fakturering förbereds fakturorna automatiskt med de avlästa värdena. Den avancerade avtalsmodulen tar sedan hand om att sätta rätt fakturaperioder, priser och skapa underlag.

I det fall en modul för koppling till ett externt affärssystem, som Visma eller FortNox installerats skickas fakturainformationen direkt dit och fakturans status kan sedan följas i systemet.

Hantera lager och artiklar

Det är enkelt att hantera flera lagerplatser och artiklar i Servtrack. Efter att alla artiklar identifierats eller lästs in skapas ett huvudlager. Detta huvudlager ger den samlade bilden av alla artiklar som finns i de olika lagerplatserna. Det gör att man får en överskådlig och samlad bild över företagets hela lagertillgång, vilket är viktigt för att kunna fördela artiklarna effektivt.

Huvudlagret består av flera lagerplatser. Det kan vara allt från ett centrallager eller ett kontor till en servicebil. Varje lagerplats har en egen lagerhantering och antal med mera räknas ner från det lager där varan tagits. Det går även att få information om artikeln finns på någon annan lagerplats om den är slut i det egna lagret.

Varje artikel har även en varningsnivå för varje lagerplats. När denna nivå understigs meddelas inköpsansvarig om detta för att antingen fördela om artiklar från andra lagerplatser eller beställa nya.

Koppla samman med dina partners

ServTrack Install

servTrack har en unik funktion som låter dig koppla samman din organisation och ditt system med dina partners eller underentreprenörer. Det gör tillexempel att ni kan dela jobb eller att det är möjligt att dela ut jobb man inte hinner med. Systemet ser givetvis till att bara den nödvändiga informationen delges till partnern och håller all internt information hos er.

Detta är en funktion som ger en oanad möjlighet att på ett enkelt sätt kunna ta fler och mer komplicerade uppdrag. Funktionen är även perfekt i organisationer eller servicegrupper där olika bolag hanterar olika regioner men mot samma varumärke eller kund.

Med Servtrack Installation kan du dessutom låta återförsäljare eller oberoende partners installera dina produkter samtidigt som du får den direkt in i din hantering och skapar en direktkontakt med kunderna.

 

Anpassa till verkligheten och dina behov

ServTrack Protokoll

Grunden i all rapportering i Servtrack bygger på de formulär som skapas och kopplas på de olika service- och uppdragstyperna som har definierats. Med Servtrack protocol kan du enkelt bygga och underhålla alla typer av protokoll som behövs i din verksamhet för att samla in data och mätvärden, oavsett om det gäller en installation av en ny maskin eller en årlig service.

Protokollen kopplas sedan till maskintyperna, vilket gör att du kan ha anpassade formulär för varje typ.

Applikationen innehåller en mängd fördefinierade intyper såsom kartor, text, tal, telefonnummer m.m. vilket gör det enkelt att bygga kraftfulla formulär. Alla formulär är dessutom versionshanterade, vilket gör att du kan uppdatera och förändra dessa när du vill.

Givetvis är allt Mobility First

Alla applikationer och funktioner i ServTrack har anpassats till ett mobilt arbetssätt. Även om vi rekommenderar att de administrativa vyerna körs i en platta eller på en desktop så fungerar de alldeles utmärkt i mobilen.

Extra mycket omsorg har lagts på de vyer som används för att mata in information så att detta skall gå att göra enkelt på fält.

Värdera de mjuka faktorerna

Vi vet att er värdefullaste tillgång är era anställda. Därför har vi även adderat en helt unik funktion i denna typ av system för att kunna genomföra medarbetarenkäter och frågeformulär. Modulen tillåter er att skicka ut såväl frågeformulär som enkla polls till era medarbetare för att mäta temperaturen i organisationen och även i ett tidigt skede upptäcka varningsflaggor för problem hos medarbetare.

Enkätverktyget kommer även förinstallerat med en så kallad KASAM anaklys som är en erkänd metod för att få en indikation av medarbetarens känsla för organisationen.

Kommunicera och samverka

Sist men inte minst så är applikationen byggd på den snabbväxande Whtson plattformen. Det gör att ni kommer att få tillgång till flera matnyttiga funktioner som företagschatt, fillagring, gemensamma kalendrar användarhantering med mera vilket gör att ni får en naturlig samverkanspunkt i ert bolag.

Whtson har även en egen applikationsaffär där organisationer och utvecklare lägger upp sina applikationer som ni sedan kan köpa och jacka in i ert system. Här finns till exempel applikationer för Elektroniska personalligare, egenkontroller och riskanalyser. Innehållet i App-storen växer hela tiden och ger stora möjligheter att anpassa er lösning kostnadseffektivt.

Veta mer?

Tveka inte att kontakta oss för en demo eller om ni har några frågor.

Ni når oss lättast på info@webdew.se eller +46 709 88 21 00

 

KONTAKTA oss för en kostnadsfri demo och offert